Risposta automatica su WhatsApp Business: come impostarla, 12 esempi e quando non basta più

Un cliente ti scrive alle 21:40: “Avete posto sabato mattina?”. Tu sei a cena. Se va bene, gli arriva un messaggio che dice “Siamo chiusi, ti risponderemo appena possibile”. Se va male, niente. In entrambi i casi la domanda resta senza risposta fino al giorno dopo, e intanto lui ha scritto anche a un’altra attività.

La risposta automatica di WhatsApp Business serve a non lasciare il cliente nel vuoto. È gratuita, si imposta in cinque minuti e quasi tutti dovrebbero usarla. Ma ha un limite preciso: avvisa, non risponde. In questa guida vediamo come impostarla bene, con testi pronti da copiare, come evitare gli errori più comuni e come capire quando è il momento di fare il passo successivo.

Quali messaggi automatici offre WhatsApp Business?

Prima una distinzione importante: l’app WhatsApp normale non ha risposte automatiche. Servono l’app gratuita WhatsApp Business (per Android e iPhone) oppure le API ufficiali di Meta, di cui parliamo più avanti.

Nell’app WhatsApp Business trovi tre strumenti. Solo due partono davvero da soli.

Strumento	Quando parte	È automatico?	A cosa serve
Messaggio di benvenuto	Al primo messaggio di un cliente o quando torna a scriverti dopo un periodo di silenzio	Sì	Presentarti e dire cosa può fare chi scrive
Messaggio di assenza	Sempre, in una fascia oraria che scegli tu o fuori dall’orario di apertura	Sì	Dire che sei chiuso e quando rispondi
Risposte rapide	Quando le richiami tu, scrivendo “/” e una parola chiave	No	Non riscrivere ogni volta le stesse risposte

Sul periodo di silenzio del messaggio di benvenuto le guide in rete indicano quasi tutte 14 giorni (per esempio la guida di respond.io, letta il 15 ottobre 2026). Tienilo presente quando fai le prove: se usi il numero di un collega che ti ha scritto ieri, il benvenuto non arriva.

Come si imposta la risposta automatica su WhatsApp Business?

I nomi dei menu cambiano un po’ tra Android e iPhone e tra una versione e l’altra dell’app. Il percorso, però, è sempre questo.

Messaggio di assenza

1. Apri WhatsApp Business e vai in Impostazioni (su Android dai tre puntini in alto a destra).
2. Tocca Strumenti per l’attività e poi Messaggio di assenza.
3. Attiva Invia messaggio di assenza e scrivi il testo.
4. In Orario scegli tra Invia sempre, Orario personalizzato (per esempio le ferie) e Fuori dall’orario di apertura.
5. In Destinatari scegli a chi mandarlo: tutti, solo a chi non è in rubrica, a tutti tranne alcuni contatti, oppure solo ad alcuni.
6. Salva e prova da un altro numero.

Attenzione al punto 4: l’opzione Fuori dall’orario di apertura funziona solo se hai già impostato gli orari nel profilo dell’attività. È la causa più comune dei messaggi di assenza che “non partono”.

Messaggio di benvenuto

Stesso percorso: Strumenti per l’attività → Messaggio di benvenuto. Lo attivi, scrivi il testo e scegli i destinatari. Qui non c’è un orario: parte sempre, al primo contatto.

Risposte rapide

Da Strumenti per l’attività → Risposte rapide crei un testo e gli dai una scorciatoia, per esempio /orari o /parcheggio. In chat scrivi “/” e scegli la risposta. Non sono automatiche, ma fanno risparmiare molto tempo a chi risponde a mano.

Se un menu non lo trovi, cerca “Strumenti” nelle impostazioni: il Centro assistenza di WhatsApp Business ha le istruzioni aggiornate per ogni sistema.

12 esempi di risposta automatica da copiare

I testi qui sotto sono esempi: cambia nomi, orari e link. Una regola vale per tutti: di’ sempre quando rispondi e cosa può fare il cliente intanto. “Ti risponderemo appena possibile” non dice niente.

Messaggi di benvenuto

1. Negozio: “Ciao, sono Giulia di Ottica Rossi! Scrivici pure la tua domanda: rispondiamo dal lunedì al sabato, 9–19. Per orari e indirizzo trovi tutto qui: [link].”
2. Studio professionale: “Buongiorno, grazie per aver scritto allo Studio Bianchi. Per fissare un appuntamento indicaci nome, motivo della visita e due giorni in cui sei libero: ti confermiamo entro la giornata lavorativa.”
3. Ristorante: “Ciao! Per prenotare scrivi giorno, ora e numero di persone. Se qualcuno ha allergie o intolleranze, diccelo già qui.”
4. Officina o artigiano: “Ciao, sei in contatto con l’Officina Ferri. Se ci mandi modello dell’auto e lavoro da fare, ti diamo un’idea di prezzo e tempi.”

Messaggi di assenza

5. Fuori orario: “Grazie del messaggio! Ora siamo chiusi: riapriamo domani alle 9 e ti rispondiamo entro le 11. Se è urgente chiama il 333 0000000.”
6. Sera e weekend, con link utili: “Siamo chiusi fino a lunedì alle 9. Intanto trovi prezzi e domande frequenti qui: [link]. Lunedì mattina rispondiamo per primi a chi ha scritto nel weekend.”
7. Ferie: “Siamo in ferie dal 10 al 24 agosto. Riapriamo lunedì 25 e rispondiamo a tutti entro mercoledì 27. Per gli ordini online il sito resta attivo: [link].”
8. Festivi: “Oggi è festa e siamo chiusi. Ti rispondiamo domani entro mezzogiorno. Buona giornata!”
9. Picco di richieste: “In questi giorni riceviamo molti messaggi e rispondiamo in circa 24 ore. Scrivi già tutti i dettagli, così ti rispondiamo una volta sola e bene.”

Risposte rapide

10. /orari: “Siamo aperti dal lunedì al venerdì 9–13 e 15–19, il sabato 9–13. La domenica siamo chiusi.”
11. /dove: “Siamo in Via Roma 12, a 50 metri dalla fermata del bus 4. Parcheggio gratuito nel cortile interno. Mappa: [link].”
12. /preventivo: “Per un preventivo ci servono: cosa ti serve, le misure o le quantità, e per quando. Se hai una foto, mandala pure.”

Gli errori più comuni (e come evitarli)

• Il messaggio di assenza che dice solo “siamo chiusi”. Aggiungi l’orario di riapertura e un tempo di risposta realistico.
• Promettere una risposta “entro un’ora” di notte. Se non la puoi mantenere, peggiora le cose.
• Testi lunghi. Su WhatsApp si legge dal telefono: tre o quattro righe bastano.
• Benvenuto e assenza che si sovrappongono. Se un cliente nuovo scrive di notte rischia di ricevere due messaggi di fila. Rileggili insieme, come se fossi lui, e accorciali.
• Dimenticare il messaggio di ferie acceso. Se hai scelto Invia sempre, a settembre lo stai ancora mandando. Meglio Orario personalizzato, con data di fine.
• Non provarlo. Fai sempre una prova da un numero che non ti ha mai scritto.

Perché la risposta automatica non basta più?

Il messaggio automatico dell’app manda sempre lo stesso testo, qualunque sia la domanda. Poi la chat aspetta te. Se il cliente chiedeva solo l’orario del sabato, ha ricevuto un messaggio che gli dice di aspettare, invece della risposta che ci stava in una riga.

Le guide che si trovano in rete, in italiano, inglese e spagnolo, sono d’accordo sui limiti dell’app: non capisce la domanda, non continua la conversazione, non raccoglie i dati in modo ordinato e non ti dice quanti messaggi hai perso. Molte però si fermano qui e ti propongono il loro software. Proviamo invece a capire quando ti serve davvero qualcosa di più.

I 5 segnali che è ora di passare a un agente AI

1. Più di metà delle domande ha una risposta già scritta da qualche parte (sito, listino, regolamento), ma qualcuno deve comunque copiarla in chat.
2. Molti messaggi arrivano la sera e nel weekend, e il lunedì mattina si passa un’ora solo a recuperare.
3. Perdi richieste di appuntamento o preventivo perché la risposta arriva il giorno dopo.
4. Rispondono più persone dallo stesso telefono e non è chiaro chi ha fatto cosa.
5. Scrivono clienti stranieri e rispondere in inglese o tedesco richiede tempo.

Se ti riconosci in due o più punti, il passo successivo è un chatbot WhatsApp basato sull’AI: un agente AI che legge la domanda, risponde con i contenuti della tua azienda, continua la conversazione e passa la chat a una persona quando serve.

Risposta automatica dell’app o chatbot AI: le differenze

	Risposta automatica dell’app	Chatbot AI sulle API ufficiali
Cosa risponde	Sempre lo stesso testo	Risponde alla domanda vera, con i tuoi contenuti
Conversazione	Si ferma dopo un messaggio	Continua finché il cliente ha bisogno
Appuntamenti	No	Propone orari liberi e fissa l’appuntamento
Contatti	Restano nella rubrica del telefono	Salvati in modo ordinato, anche nel CRM
Lingue	Quella in cui hai scritto il testo	La lingua di chi scrive
Più persone che rispondono	Difficile, dallo stesso telefono	Pannello unico, con passaggio all’operatore
Costo	Gratis	Abbonamento al software, più eventuali messaggi template pagati a Meta

Per collegare un software al tuo numero serve la WhatsApp Business API, il canale ufficiale di Meta. Costi, requisiti e passaggi li trovi nella nostra guida su WhatsApp Business API: cos’è e quanto costa. Qui ti basta sapere due cose.

Primo: non devi rinunciare per forza all’app. Meta permette di tenere lo stesso numero sull’app WhatsApp Business e, insieme, collegarlo alle API: la funzione si chiama coexistence. La documentazione per sviluppatori di Meta (letta il 15 ottobre 2026) spiega che la cronologia delle chat individuali degli ultimi 180 giorni può essere sincronizzata, ma che alcune funzioni dell’app smettono di funzionare: per esempio le liste broadcast diventano di sola lettura e spariscono i messaggi effimeri.

Secondo: l’AI per il servizio clienti è ammessa. Dal 15 gennaio 2026 le condizioni di Meta hanno regole specifiche per i fornitori di assistenti AI generici, quelli in cui l’AI è il prodotto stesso (in Europa la questione è stata seguita anche dalle autorità antitrust, Italia compresa). Meta ha chiarito, come riportato da TechCrunch, che queste regole non riguardano le aziende che usano l’AI per assistere i propri clienti. Un agente che risponde con orari, prezzi e servizi della tua attività rientra in questo caso.

Cosa deve dire un chatbot AI su WhatsApp?

Se passi a un agente AI, ci sono tre cose da sistemare fin dal primo messaggio.

• Dire che è un’AI. Dal 2 agosto 2026 l’articolo 50 dell’AI Act europeo chiede di informare le persone quando parlano con un sistema di intelligenza artificiale, salvo che sia ovvio. Basta una frase: “Sono l’assistente virtuale di…”. Approfondiamo nella guida su chatbot, GDPR e AI Act.
• Dire come parlare con una persona. Il passaggio all’operatore deve essere semplice: “Se preferisci parlare con un collega, scrivilo pure”.
• Scrivere tu per primo solo con il consenso. Rispondere a chi ti scrive è libero entro 24 ore dal suo ultimo messaggio. Per scrivere tu per primo, per esempio un promemoria, servono un messaggio template approvato da Meta e il consenso del cliente. Ne parliamo nella guida ai promemoria degli appuntamenti.

Checklist: la tua risposta automatica è fatta bene?

• Ho impostato gli orari di apertura nel profilo dell’attività.
• Il messaggio di assenza dice quando riapro e quando rispondo.
• C’è un’alternativa per le urgenze, se esiste.
• Il benvenuto dice cosa può fare il cliente (prenotare, chiedere un preventivo…).
• Ho creato almeno 5 risposte rapide per le domande più frequenti.
• Ho provato tutto da un numero che non mi aveva mai scritto.
• Ho un promemoria in calendario per spegnere il messaggio di ferie.
• Ho contato, per una settimana, quanti messaggi arrivano fuori orario.

L’ultimo punto è il più utile: se scopri che un terzo dei messaggi arriva la sera, sai già quanto vale una risposta vera invece di un “ti risponderemo”.

Come lo fa Conversly

Conversly collega un agente AI al tuo numero WhatsApp Business tramite le API ufficiali di Meta. Invece del messaggio fisso, l’agente risponde alla domanda con i contenuti della tua attività, 24/7 e in oltre 95 lingue, salva il contatto, fissa l’appuntamento e passa la chat al team quando serve. Si presenta come assistente virtuale nel primo messaggio e i dati stanno su server in Germania, nel rispetto del GDPR.

Un limite onesto: se ricevi pochi messaggi al giorno e tutti diversi, l’app gratuita con un buon messaggio di assenza può bastarti. Se invece ti riconosci nei segnali di sopra, guarda come funziona il chatbot WhatsApp, confronta i piani nella pagina prezzi (da 89 € al mese più setup, IVA esclusa) oppure prova l’agente con le domande vere dei tuoi clienti nella demo.