Centralino virtuale: cos'è e come funziona
Il centralino virtuale è un centralino telefonico che funziona su internet (VoIP) invece che con un apparecchio in ufficio: smista le chiamate tra interni, numeri e cellulari e si gestisce da un pannello online. Organizza le chiamate, ma non risponde nel merito al posto tuo.
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Come funziona un centralino virtuale?
Il vecchio centralino era una scatola in ufficio collegata alle linee telefoniche. Il centralino virtuale fa le stesse cose in cloud: le chiamate viaggiano su internet con il protocollo VoIP e le regole si impostano da un pannello web.
Le funzioni tipiche sono gli interni, i gruppi di risposta, le code di attesa, l'inoltro su cellulare, la segreteria con trascrizione e il menu a tasti, cioè l'IVR. Funziona con telefoni fissi IP, app su smartphone o software sul computer.
Che differenza c'è tra centralino virtuale e agente vocale AI?
Il centralino virtuale smista: decide a quale telefono far squillare la chiamata. Se nessuno risponde, la chiamata va in segreteria. Un agente vocale AI risponde: ascolta la richiesta, dà le informazioni, fissa l'appuntamento, raccoglie i dati e, se serve, passa la chiamata a una persona con il riassunto.
Per questo non sono alternativi: il centralino è l'infrastruttura, l'agente vocale è chi risponde quando nessuno può farlo, o prima che la chiamata arrivi alle persone.
Quanto costa un centralino virtuale?
Di solito si paga un canone mensile per numero o per interno, più il traffico verso fissi e cellulari se non è incluso. I prezzi cambiano molto da un operatore all'altro, in base a numero di interni, funzioni e minuti inclusi. Conviene confrontare le offerte guardando cosa serve davvero: quanti interni, quante chiamate contemporanee, se serve la registrazione.
Si possono usare insieme?
Sì, ed è il caso più comune. Il centralino continua a far squillare i telefoni del team; quando le linee sono occupate, fuori orario o per certi tipi di richiesta, la chiamata passa all'agente vocale. Oppure il contrario: risponde prima l'agente vocale e trasferisce al collega giusto solo le chiamate che ne hanno bisogno.
Un esempio pratico
Un'agenzia immobiliare con due sedi
L'agenzia usa un centralino virtuale: il numero unico fa squillare la sede di Torino e quella di Moncalieri, e di sera inoltra al cellulare del titolare. Il problema sono le chiamate perse durante le visite agli immobili. Collegando un agente vocale, quando nessuno risponde entro quattro squilli la chiamata passa all'assistente virtuale, che chiede quale immobile interessa, fissa una visita e manda il riassunto al consulente di zona.
Come lo usa Conversly
Centralino virtuale. In pratica.
Conversly non è un centralino: è l'agente vocale che risponde. Si collega al numero o al centralino che hai già, oppure lavora su un numero nuovo, e trasferisce le chiamate al tuo team nei casi e negli orari che scegli tu.
Domande frequenti
Mi serve un centralino virtuale per usare un agente vocale?
No. L'agente vocale può lavorare su un numero dedicato senza nessun centralino; se ne hai già uno, si collega a quello.
Il centralino virtuale risponde da solo ai clienti?
Solo con messaggi registrati e menu a tasti (IVR), o con la segreteria. Per rispondere nel merito alle domande serve un agente vocale AI.
Che differenza c'è tra centralino virtuale e centralino AI?
Il centralino virtuale smista le chiamate su internet. "Centralino AI" si usa per indicare un agente vocale che risponde, capisce la richiesta e la gestisce o la passa alla persona giusta.
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- TelefonoIVRL'IVR (Interactive Voice Response, risposta vocale interattiva) è il sistema telefonico che risponde con messaggi registrati e guida chi chiama tramite i tasti del telefono o comandi vocali semplici, come «premi 1 per l'amministrazione, 2 per l'assistenza».
- TelefonoVoicebot (agente vocale)Il voicebot è un assistente basato sull'intelligenza artificiale che parla con le persone a voce, di solito al telefono: ascolta, capisce cosa serve e risponde con una voce sintetica naturale.
- Canali e venditePassaggio all'operatore (handoff)Il passaggio all'operatore (in inglese handoff o human handover) è il momento in cui una conversazione gestita da un chatbot o da un agente AI passa a una persona del team, insieme a tutto quello che il cliente ha già detto.
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